Privacyreglement 

Privacyreglement – NFG hulpverlener

Versie: 20180502

1. Begripsbepalingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

• De hulpverlener, Alies van Blanken handelend onder:
  Alies van Blanken,
  psychosociaal therapeut , Kvk nummer: 73454672, te
  Burgemeester Roelenweg 11 Ruimte 2.11 8021 EV Zwolle
• De wet: de Wet bescherming persoonsgegevens en vanaf 25 mei 2018 de
  Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG);
• Persoonsgegeven: elk gegeven over een geïdentificeerde of
  identificeerbare natuurlijke persoon;
• Verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van
  handelingen met betrekking tot persoonsgegevens. Daaronder wordt in ieder geval
  verstaan het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen,
  opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending,
  verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met
  elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwisselen of vernietigen
  van gegevens;
• Bestand: elk samenhangend geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit
  geheel van gegevens bij elkaar of gescheiden van elkaar wordt verzameld, dat
  volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende
  personen;
• Verantwoordelijke: degene die alleen of samen met anderen het doel van
  en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
  Verantwoordelijke kan zijn een natuurlijke persoon, een rechtspersoon of een
  bestuursorgaan;
• Bewerker: degene die ten behoeve van de verantwoordelijke
  persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreekse gezag te zijn
  onderworpen;
• Betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft;
• Derde: ieder ander dan de betrokkene, de verantwoordelijke, de
  bewerker of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke
  of de bewerker gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken;
• Ontvanger: degene aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt;
• Toestemming van de betrokkene: elke vrije, specifieke en op informatie
  berustende wilsuiting waarmee de betrokkene aanvaardt dat persoonsgegevens over
  hem worden verwerkt;
• Verstrekken van persoonsgegevens: het bekend maken of ter beschikking
  stellen van persoonsgegevens;
• Verzamelen van persoonsgegevens: het verkrijgen van persoonsgegevens.

2. Bereik

1. Dit reglement is van toepassing op de
   geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens. Het is
   eveneens van toepassing op de niet geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens
   die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden
   opgenomen.
2. Dit reglement heeft betrekking op de
   verwerkingen van persoonsgegevens van voornamelijk cliënten, maar kan ook van
   toepassing zijn op medewerkers.

3. Doel

1. Het doel van het verzamelen en het
   verwerken van persoonsgegevens is te beschikken over de gegevens die
   noodzakelijk zijn voor het realiseren van wettelijke doeleinden alsmede de
   doeleinden zoals die staan omschreven in de dienstomschrijving van de hulpverlener
   en het voeren van beleid en beheer in het kader van deze doeleinden.
2. De doeleinden waarvoor gegevens worden
   verzameld en verwerkt, staan uitdrukkelijk omschreven in de dienstomschrijving
   die als bijlage is bijgevoegd.

4. Vertegenwoordiging betrokkene

1. Indien de betrokkene minderjarig is en de
   leeftijd van zestien jaren nog niet heeft bereikt of indien de betrokkene
   meerderjarig is en onder curatele is gesteld, dan wel er ten behoeve van de
   betrokkene een mentorschap is ingesteld, is in de plaats van de toestemming van
   de betrokkene de toestemming van zijn wettelijk vertegenwoordiger vereist. De
   toestemming wordt schriftelijk vastgelegd. Indien de betrokkene een
   schriftelijke machtiging heeft afgegeven terzake diens vertegenwoordiging
   jegens verwerker, dan is mede toestemming door de schriftelijk gemachtigde
   vereist.
2. Een toestemming kan door de betrokkene,
   diens schriftelijk gemachtigde of zijn wettelijk vertegenwoordiger te allen
   tijde worden ingetrokken.

5. Verantwoordelijkheid voor het beheer en aansprakelijkheid

1. De verantwoordelijke is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de verwerking en het beheer van de gegevens; onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke wordt doorgaans een beheerder belast met het feitelijke beheer van de persoonsgegevens, maar dit is niet verplicht bij kleinschalige persoonsgegevensverwerking zoals bij de hulpverlener het geval is.

2. De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat er passende technische en organisatorische maatregelen worden uitgevoerd ter beveiliging tegen enig verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking van gegevens.

3. De in lid 1 bedoelde verantwoordelijkheid en het in lid 2 bepaalde geldt onverminderd indien de verwerking plaats vindt door een bewerker; dit wordt geregeld in een overeenkomst (of door middel van een andere rechtshandeling) tussen bewerker en verantwoordelijke.

4. De verantwoordelijke is aansprakelijk voor de schade die of het nadeel dat wordt veroorzaakt door het niet-nakomen van de voorschriften uit de wet of dit reglement. De bewerker is aansprakelijk voor die schade of dat nadeel, voor zover die/dat is ontstaan door zijn handelen.

6. Rechtmatige verwerking

1. Persoonsgegevens worden op een transparante
   wijze en in overeenstemming met de wet en dit reglement op behoorlijke en
   zorgvuldige wijze verwerkt.
2. Persoonsgegevens worden alleen voor de in
   dit reglement bedoelde doeleinden verzameld en worden niet verder verwerkt op
   een manier die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.
3. Persoonsgegevens dienen – gelet op de
   doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt –
   toereikend en ter zake dienend te zijn; er dienen niet meer persoonsgegevens te
   worden verzameld of verwerkt dan voor het doel van de registratie nodig is.
4. Persoonsgegevens mogen slechts worden
   verwerkt indien:
   1. de betrokkene voor de verwerking zijn ondubbelzinnige toestemming
      heeft verleend;
   2. de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een
      overeenkomst waarbij betrokkene partij is (bijvoorbeeld de arbeidsovereenkomst
      met betrokkene) of voor handelingen, op verzoek van betrokkene, die
      noodzakelijk zijn voor het sluiten van een overeenkomst;
   3. de gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting
      van de verantwoordelijke na te komen;
   4. de gegevensverwerking noodzakelijk is in verband met een vitaal belang
      van betrokkene;
   5. de gegevensverwerking noodzakelijk is met het oog op een belang van de
      verantwoordelijke of van een derde, tenzij dat belang strijdig is met het
      belang van degene van wie de gegevens worden verwerkt en dát belang voorgaat.

• De registratie van het burgerservicenummer
  vindt alleen dan plaats wanneer daarvoor een wettelijke basis bestaat en/of dat
  er door verantwoordelijke of verwerker een vorm van zorg aan betrokkene wordt
  verleend.
• Ieder die handelt onder het gezag van de
  verantwoordelijke of van de bewerker – en ook de bewerker zelf – verwerkt
  alleen persoonsgegevens in opdracht van de verantwoordelijke, behalve in geval
  van afwijkende wettelijke verplichtingen.
• De gegevens worden alleen verwerkt door
  personen die uit hoofde van ambt, beroep, wettelijk voorschrift, of op basis
  van een overeenkomst tot geheimhouding zijn verplicht.

7. Verwerking van persoonsgegevens

1. De verwerking vindt plaats door hulp- of
   dienstverleners in de maatschappelijke dienstverlening voor zover dat met het
   oog op een goede behandeling of verzorging van de betrokkene, dan wel beheer
   van de desbetreffende instelling of beroepspraktijk noodzakelijk is.
2. De verwerking geschiedt met uitdrukkelijke
   toestemming van de betrokkene.
3. De verwerking geschiedt op verzoek van een
   verzekeraar voor zover dat noodzakelijk is voor de beoordeling van het door de
   verzekeraar te verzekeren risico, dan wel voor zover dat noodzakelijk is voor
   de uitvoering van een verzekeringsovereenkomst.
4. Zonder toestemming van de cliënt kunnen ten
   behoeve van statistiek of wetenschappelijk onderzoek op het gebied van de
   volksgezondheid aan een ander gegevens over de patiënt worden verstrekt indien:
5. het vragen van toestemming in redelijkheid
   niet mogelijk is en met betrekking tot de uitvoering van het onderzoek is
   voorzien in zodanige waarborgen, dat de persoonlijke levenssfeer van de cliënt
   niet onevenredig wordt geschaad, of
6. het vragen van toestemming, gelet op de
   aard en het doel van het onderzoek, in redelijkheid niet kan worden verlangd en
   de hulpverlener zorg heeft gedragen dat de gegevens in zodanige vorm worden
   verstrekt dat herleiding tot individuele personen redelijkerwijs wordt voorkomen.
   Verstrekking is pas mogelijk indien:
7. het onderzoek het algemeen belang dient;
8. het onderzoek niet zonder de desbetreffende
   gegevens kan worden uitgevoerd en
9. voor zover de betrokken cliënt tegen een
   verstrekking niet uitdrukkelijk bezwaar heeft gemaakt.
10. Het verbod om bijzondere gegevens als
    bedoeld in artikel 8 te verwerken is niet van toepassing voor zover dat
    noodzakelijk is in aanvulling op de verwerking van persoonsgegevens over
    iemands gezondheid met het oog op een goede behandeling of verzorging van de
    betrokkene.

8. Bijzondere persoonsgegevens

1. De verwerking van persoonsgegevens over
   iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid,
   seksuele leven, het lidmaatschap van een vakvereniging of van strafrechtelijke
   persoonsgegevens is verboden, behalve in de gevallen waarin de wet
   uitdrukkelijk bepaalt door wie, met welk doel en onder welke voorwaarden
   dergelijke gegevens wel mogen worden verwerkt (artikelen 17 tot en met 22 van de
   wet).
2. Het in het vorige lid bedoelde verbod
   geldt, onverminderd het bepaalde in de artikelen 17 tot en met 22 van de wet,
   niet voor zover er sprake is van een uitzondering zoals bedoeld in artikel 23
   van de wet.

9. Gegevensverwerving

Gegevens verkregen bij betrokkene

1. Indien bij de betrokkene zelf de
   persoonsgegevens worden verkregen, deelt de verantwoordelijke de betrokkene
   vóór het moment van verkrijging mede:
2. zijn identiteit;
3. het doel van de verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd, tenzij
   de betrokkene dat doel al kent.
4. De verantwoordelijke verstrekt de
   betrokkene nadere informatie voor zover dat – gelet op de aard van de gegevens,
   de omstandigheden waaronder zij zijn verkregen of het gebruik dat ervan wordt
   gemaakt – nodig is om tegenover de betrokkene een behoorlijke en zorgvuldige
   verwerking te waarborgen.
5. Bij verkrijging van gegevens buiten de
   betrokkene om deelt de verantwoordelijke de betrokkene mede:
6. zijn identiteit;
7. de aard van de gegevens en het doel van de verwerking waarvoor de gegevens
   zijn bestemd;

Het moment waarop dat moet gebeuren is:

• het moment dat de verantwoordelijke de gegevens vastlegt of
• als de verantwoordelijke de gegevens uitsluitend verzamelt om deze aan
  een derde te verstrekken: uiterlijk op het moment van eerste verstrekking aan
  die derde
• De verantwoordelijke verstrekt nadere
  informatie voor zover dat – gelet op de aard van de gegevens, de omstandigheden
  waaronder zij worden verkregen of het gebruik dat ervan wordt gemaakt – nodig
  is om tegenover de betrokkene een behoorlijke en zorgvuldige verwerking te
  waarborgen.
• Het onder 3 bepaalde is niet van toepassing
  indien de daar bedoelde mededeling onmogelijk blijkt of een onevenredige
  inspanning kost. In dat geval legt de verantwoordelijke de herkomst van de
  gegevens vast.
• Het onder 3 bepaalde is evenmin van
  toepassing indien de vastlegging of verstrekking bij of krachtens de wet is
  voorgeschreven. In dat geval dient de verantwoordelijke de betrokkene op diens
  verzoek te informeren over het wettelijk voorschrift dat tot vastlegging of
  verstrekking van de betreffende gegevens heeft geleid.

10. Recht op inzage

1. De betrokkene heeft het recht kennis te
   nemen van de verwerkte gegevens die op zijn persoon betrekking hebben en mag
   hiervan een kopie ontvangen.
2. De verantwoordelijke deelt een ieder op
   diens verzoek – zo spoedig mogelijk maar uiterlijk binnen vier weken na
   ontvangst van het verzoek – schriftelijk mee of persoonsgegevens worden
   verwerkt die hem betreffen.
3. Indien dat het geval is, verstrekt de
   verantwoordelijke de verzoeker desgewenst – zo spoedig mogelijk maar uiterlijk
   binnen vier weken na ontvangst van het verzoek – schriftelijk een volledig
   overzicht daarvan met informatie over het doel of de doelen van de
   gegevensverwerking, de gegevens of categorieën van gegevens waarop de
   verwerking betrekking heeft, de ontvangers of categorieën van ontvangers van de
   gegevens alsmede de herkomst van de gegevens.
4. Indien een gewichtig belang van de
   verzoeker dit eist, voldoet de verantwoordelijke aan het verzoek in een andere
   dan de schriftelijke vorm die aan dat belang is aangepast.
5. De verantwoordelijke kan weigeren aan een
   verzoek te voldoen indien en voor zover dit noodzakelijk is in verband met:
6. de opsporing en vervolging van strafbare feiten;
7. de bescherming van de betrokkene of van de rechten en vrijheden van
   anderen.

11. Verstrekking van persoonsgegevens

1. Verstrekking van persoonsgegevens aan een
   derde geschiedt in beginsel niet anders dan na toestemming van betrokkene of
   diens vertegenwoordiger, behoudens een daartoe strekkend wettelijk voorschrift
   of de noodtoestand.
2. Indien verantwoordelijke zonder toestemming
   van betrokkene of diens wettelijk vertegenwoordiger persoonsgegevens aan derden
   verstrekt, stelt verantwoordelijk betrokkene of diens wettelijk vertegenwoordiger
   daarvan onverwijld in kennis, tenzij dit gevaar oplevert voor personen en of
   zaken.

12. Recht op correctie, aanvulling, verwijdering

1. Op schriftelijk verzoek van een betrokkene
   gaat de verantwoordelijke over tot verbetering, aanvulling, verwijdering en/of
   afscherming (het vergeetrecht) van de over de verzoeker verwerkte
   persoonsgegevens, indien en voor zover deze gegevens feitelijk onjuist, voor
   het doel van de verwerking onvolledig, niet ter zake dienend zijn of meer
   omvatten dan voor het doel van de registratie nodig is, dan wel anderszins in
   strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek van
   betrokkene bevat de aan te brengen wijzigingen.
2. De verantwoordelijke deelt de verzoeker zo
   spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het
   verzoek, schriftelijk mee of hij daaraan voldoet. Indien hij daaraan niet of
   niet geheel wil voldoen, motiveert hij dat. Verzoeker heeft in dit verband de
   mogelijkheid zich te wenden tot de klachtencommissie van de verantwoordelijke.
3. De verantwoordelijke draagt er zorg voor
   dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering en/of afscherming
   binnen 14 werkdagen, en wanneer dit redelijkerwijs niet mogelijk blijkt anders
   zo spoedig mogelijk nadien, wordt uitgevoerd.

13. Bewaren van gegevens

1. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard
   in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkene te identificeren, dan
   noodzakelijk is voor de realisatie van de doelen waarvoor zij worden verzameld
   of vervolgens worden bewerkt.
2. De verantwoordelijke stelt vast hoelang de
   opgenomen persoonsgegevens bewaard blijven.
3. De bewaartermijn voor medische- en/of
   zorggegevens is in beginsel vijftien jaren, te rekenen vanaf het tijdstip
   waarop zij zijn vervaardigd, of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg
   van een goed hulpverlener of verantwoordelijke voortvloeit.
4. Gegevens van niet medische aard worden niet
   langer bewaard dan noodzakelijk is voor de realisatie van de doelen waarvoor
   zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt, tenzij ze uitsluitend voor
   historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden worden bewaard.
   Indien de desbetreffende gegevens zodanig zijn bewerkt dat herleiding tot
   individuele personen onmogelijk is, kunnen zij in geanonimiseerde vorm bewaard
   blijven.
5. Indien de bewaartermijn van de
   persoonsgegevens is verstreken of de betrokkene een verzoek doet tot
   verwijdering vóór het verstrijken van de bewaartermijn, worden de
   desbetreffende medische gegevens binnen een termijn van drie maanden verwijderd.

7.    Verwijdering blijft echter achterwege wanneer redelijkerwijs is aan te nemen dat

• het bewaren van groot belang is voor een ander dan de betrokkene;

• het bewaren op grond van een wettelijk voorschrift vereist is of

• indien daarover tussen de betrokkene en de verantwoordelijke overeenstemming bestaat.

14. Klachten regeling

Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd, kan hij zich richten tot:

• de verantwoordelijke;het eventueel binnen de organisatie
  functionerende orgaan voor onafhankelijke klachtenbehandeling of een
  dergelijk buiten de onderneming functionerend orgaan waarbij de therapeut zich
  heeft aangesloten;

• de rechtbank, in de gevallen als bedoeld in artikel 46 van de wet en
• het College Bescherming Persoonsgegevens met het verzoek te bemiddelen
  en te adviseren in het geschil tussen de betrokkene en de verantwoordelijke.

15. Wijzigingen inwerkingtreding en afschrift

1. Wijzigingen in dit reglement worden
   aangebracht door de verantwoordelijke. De wijzigingen in het reglement zijn van
   kracht vier weken nadat ze bekend zijn gemaakt aan betrokkenen.
2. Dit reglement treedt in werking per  1-03-2019.
3. Dit reglement is bij de verantwoordelijke
   in te zien. Desgewenst kan tegen kostprijs een afschrift van dit reglement
   worden verkregen.

16. Onvoorzien

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de verantwoordelijke, met inachtneming van het bepaalde in de wet en het doel en de strekking van dit reglement.