Privacyreglement – NFG hulpverlener
Versie: 20180502
1. Begripsbepalingen
In dit reglement wordt verstaan onder:
- De hulpverlener, Alies van Blanken handelend onder:
Alies van Blanken,
psychosociaal therapeut , Kvk nummer: 73454672, te
Burgemeester Roelenweg 11 Ruimte 2.11 8021 EV Zwolle - De wet: de Wet bescherming persoonsgegevens en vanaf 25 mei 2018 de
Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG); - Persoonsgegeven: elk gegeven over een geïdentificeerde of
identificeerbare natuurlijke persoon; - Verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van
handelingen met betrekking tot persoonsgegevens. Daaronder wordt in ieder geval
verstaan het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen,
opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending,
verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met
elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwisselen of vernietigen
van gegevens; - Bestand: elk samenhangend geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit
geheel van gegevens bij elkaar of gescheiden van elkaar wordt verzameld, dat
volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende
personen; - Verantwoordelijke: degene die alleen of samen met anderen het doel van
en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
Verantwoordelijke kan zijn een natuurlijke persoon, een rechtspersoon of een
bestuursorgaan; - Bewerker: degene die ten behoeve van de verantwoordelijke
persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreekse gezag te zijn
onderworpen; - Betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft;
- Derde: ieder ander dan de betrokkene, de verantwoordelijke, de
bewerker of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke
of de bewerker gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken; - Ontvanger: degene aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt;
- Toestemming van de betrokkene: elke vrije, specifieke en op informatie
berustende wilsuiting waarmee de betrokkene aanvaardt dat persoonsgegevens over
hem worden verwerkt; - Verstrekken van persoonsgegevens: het bekend maken of ter beschikking
stellen van persoonsgegevens; - Verzamelen van persoonsgegevens: het verkrijgen van persoonsgegevens.
2. Bereik
- Dit reglement is van toepassing op de
geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens. Het is
eveneens van toepassing op de niet geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens
die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden
opgenomen. - Dit reglement heeft betrekking op de
verwerkingen van persoonsgegevens van voornamelijk cliënten, maar kan ook van
toepassing zijn op medewerkers.
3. Doel
- Het doel van het verzamelen en het
verwerken van persoonsgegevens is te beschikken over de gegevens die
noodzakelijk zijn voor het realiseren van wettelijke doeleinden alsmede de
doeleinden zoals die staan omschreven in de dienstomschrijving van de hulpverlener
en het voeren van beleid en beheer in het kader van deze doeleinden. - De doeleinden waarvoor gegevens worden
verzameld en verwerkt, staan uitdrukkelijk omschreven in de dienstomschrijving
die als bijlage is bijgevoegd.
4. Vertegenwoordiging betrokkene
- Indien de betrokkene minderjarig is en de
leeftijd van zestien jaren nog niet heeft bereikt of indien de betrokkene
meerderjarig is en onder curatele is gesteld, dan wel er ten behoeve van de
betrokkene een mentorschap is ingesteld, is in de plaats van de toestemming van
de betrokkene de toestemming van zijn wettelijk vertegenwoordiger vereist. De
toestemming wordt schriftelijk vastgelegd. Indien de betrokkene een
schriftelijke machtiging heeft afgegeven terzake diens vertegenwoordiging
jegens verwerker, dan is mede toestemming door de schriftelijk gemachtigde
vereist. - Een toestemming kan door de betrokkene,
diens schriftelijk gemachtigde of zijn wettelijk vertegenwoordiger te allen
tijde worden ingetrokken.
5. Verantwoordelijkheid voor het beheer en aansprakelijkheid
1. De verantwoordelijke is verantwoordelijk
voor het goed functioneren van de verwerking en het beheer van de gegevens;
onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke wordt doorgaans een
beheerder belast met het feitelijke beheer van de persoonsgegevens, maar dit is
niet verplicht bij kleinschalige persoonsgegevensverwerking zoals bij de hulpverlener
het geval is.
2. De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat er passende technische en organisatorische maatregelen worden uitgevoerd ter beveiliging tegen enig verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking van gegevens.
3. De in lid 1 bedoelde verantwoordelijkheid en het in lid 2 bepaalde geldt onverminderd indien de verwerking plaats vindt door een bewerker; dit wordt geregeld in een overeenkomst (of door middel van een andere rechtshandeling) tussen bewerker en verantwoordelijke.
4. De verantwoordelijke is aansprakelijk voor de schade die of het nadeel dat wordt veroorzaakt door het niet-nakomen van de voorschriften uit de wet of dit reglement. De bewerker is aansprakelijk voor die schade of dat nadeel, voor zover die/dat is ontstaan door zijn handelen.
6. Rechtmatige verwerking
- Persoonsgegevens worden op een transparante
wijze en in overeenstemming met de wet en dit reglement op behoorlijke en
zorgvuldige wijze verwerkt. - Persoonsgegevens worden alleen voor de in
dit reglement bedoelde doeleinden verzameld en worden niet verder verwerkt op
een manier die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen. - Persoonsgegevens dienen – gelet op de
doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt –
toereikend en ter zake dienend te zijn; er dienen niet meer persoonsgegevens te
worden verzameld of verwerkt dan voor het doel van de registratie nodig is. - Persoonsgegevens mogen slechts worden
verwerkt indien:- de betrokkene voor de verwerking zijn ondubbelzinnige toestemming
heeft verleend; - de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een
overeenkomst waarbij betrokkene partij is (bijvoorbeeld de arbeidsovereenkomst
met betrokkene) of voor handelingen, op verzoek van betrokkene, die
noodzakelijk zijn voor het sluiten van een overeenkomst; - de gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting
van de verantwoordelijke na te komen; - de gegevensverwerking noodzakelijk is in verband met een vitaal belang
van betrokkene; - de gegevensverwerking noodzakelijk is met het oog op een belang van de
verantwoordelijke of van een derde, tenzij dat belang strijdig is met het
belang van degene van wie de gegevens worden verwerkt en dát belang voorgaat.
- de betrokkene voor de verwerking zijn ondubbelzinnige toestemming
- De registratie van het burgerservicenummer
vindt alleen dan plaats wanneer daarvoor een wettelijke basis bestaat en/of dat
er door verantwoordelijke of verwerker een vorm van zorg aan betrokkene wordt
verleend. - Ieder die handelt onder het gezag van de
verantwoordelijke of van de bewerker – en ook de bewerker zelf – verwerkt
alleen persoonsgegevens in opdracht van de verantwoordelijke, behalve in geval
van afwijkende wettelijke verplichtingen. - De gegevens worden alleen verwerkt door
personen die uit hoofde van ambt, beroep, wettelijk voorschrift, of op basis
van een overeenkomst tot geheimhouding zijn verplicht.
7. Verwerking van persoonsgegevens
- De verwerking vindt plaats door hulp- of
dienstverleners in de maatschappelijke dienstverlening voor zover dat met het
oog op een goede behandeling of verzorging van de betrokkene, dan wel beheer
van de desbetreffende instelling of beroepspraktijk noodzakelijk is. - De verwerking geschiedt met uitdrukkelijke
toestemming van de betrokkene. - De verwerking geschiedt op verzoek van een
verzekeraar voor zover dat noodzakelijk is voor de beoordeling van het door de
verzekeraar te verzekeren risico, dan wel voor zover dat noodzakelijk is voor
de uitvoering van een verzekeringsovereenkomst. - Zonder toestemming van de cliënt kunnen ten
behoeve van statistiek of wetenschappelijk onderzoek op het gebied van de
volksgezondheid aan een ander gegevens over de patiënt worden verstrekt indien: - het vragen van toestemming in redelijkheid
niet mogelijk is en met betrekking tot de uitvoering van het onderzoek is
voorzien in zodanige waarborgen, dat de persoonlijke levenssfeer van de cliënt
niet onevenredig wordt geschaad, of - het vragen van toestemming, gelet op de
aard en het doel van het onderzoek, in redelijkheid niet kan worden verlangd en
de hulpverlener zorg heeft gedragen dat de gegevens in zodanige vorm worden
verstrekt dat herleiding tot individuele personen redelijkerwijs wordt voorkomen.
Verstrekking is pas mogelijk indien: - het onderzoek het algemeen belang dient;
- het onderzoek niet zonder de desbetreffende
gegevens kan worden uitgevoerd en - voor zover de betrokken cliënt tegen een
verstrekking niet uitdrukkelijk bezwaar heeft gemaakt. - Het verbod om bijzondere gegevens als
bedoeld in artikel 8 te verwerken is niet van toepassing voor zover dat
noodzakelijk is in aanvulling op de verwerking van persoonsgegevens over
iemands gezondheid met het oog op een goede behandeling of verzorging van de
betrokkene.
8. Bijzondere persoonsgegevens
- De verwerking van persoonsgegevens over
iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid,
seksuele leven, het lidmaatschap van een vakvereniging of van strafrechtelijke
persoonsgegevens is verboden, behalve in de gevallen waarin de wet
uitdrukkelijk bepaalt door wie, met welk doel en onder welke voorwaarden
dergelijke gegevens wel mogen worden verwerkt (artikelen 17 tot en met 22 van de
wet). - Het in het vorige lid bedoelde verbod
geldt, onverminderd het bepaalde in de artikelen 17 tot en met 22 van de wet,
niet voor zover er sprake is van een uitzondering zoals bedoeld in artikel 23
van de wet.
9. Gegevensverwerving
Gegevens verkregen bij betrokkene
- Indien bij de betrokkene zelf de
persoonsgegevens worden verkregen, deelt de verantwoordelijke de betrokkene
vóór het moment van verkrijging mede: - zijn identiteit;
- het doel van de verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd, tenzij
de betrokkene dat doel al kent. - De verantwoordelijke verstrekt de
betrokkene nadere informatie voor zover dat – gelet op de aard van de gegevens,
de omstandigheden waaronder zij zijn verkregen of het gebruik dat ervan wordt
gemaakt – nodig is om tegenover de betrokkene een behoorlijke en zorgvuldige
verwerking te waarborgen. - Bij verkrijging van gegevens buiten de
betrokkene om deelt de verantwoordelijke de betrokkene mede: - zijn identiteit;
- de aard van de gegevens en het doel van de verwerking waarvoor de gegevens
zijn bestemd;
Het moment waarop dat moet gebeuren is:
- het moment dat de verantwoordelijke de gegevens vastlegt of
- als de verantwoordelijke de gegevens uitsluitend verzamelt om deze aan
een derde te verstrekken: uiterlijk op het moment van eerste verstrekking aan
die derde - De verantwoordelijke verstrekt nadere
informatie voor zover dat – gelet op de aard van de gegevens, de omstandigheden
waaronder zij worden verkregen of het gebruik dat ervan wordt gemaakt – nodig
is om tegenover de betrokkene een behoorlijke en zorgvuldige verwerking te
waarborgen. - Het onder 3 bepaalde is niet van toepassing
indien de daar bedoelde mededeling onmogelijk blijkt of een onevenredige
inspanning kost. In dat geval legt de verantwoordelijke de herkomst van de
gegevens vast. - Het onder 3 bepaalde is evenmin van
toepassing indien de vastlegging of verstrekking bij of krachtens de wet is
voorgeschreven. In dat geval dient de verantwoordelijke de betrokkene op diens
verzoek te informeren over het wettelijk voorschrift dat tot vastlegging of
verstrekking van de betreffende gegevens heeft geleid.
10. Recht op inzage
- De betrokkene heeft het recht kennis te
nemen van de verwerkte gegevens die op zijn persoon betrekking hebben en mag
hiervan een kopie ontvangen. - De verantwoordelijke deelt een ieder op
diens verzoek – zo spoedig mogelijk maar uiterlijk binnen vier weken na
ontvangst van het verzoek – schriftelijk mee of persoonsgegevens worden
verwerkt die hem betreffen. - Indien dat het geval is, verstrekt de
verantwoordelijke de verzoeker desgewenst – zo spoedig mogelijk maar uiterlijk
binnen vier weken na ontvangst van het verzoek – schriftelijk een volledig
overzicht daarvan met informatie over het doel of de doelen van de
gegevensverwerking, de gegevens of categorieën van gegevens waarop de
verwerking betrekking heeft, de ontvangers of categorieën van ontvangers van de
gegevens alsmede de herkomst van de gegevens. - Indien een gewichtig belang van de
verzoeker dit eist, voldoet de verantwoordelijke aan het verzoek in een andere
dan de schriftelijke vorm die aan dat belang is aangepast. - De verantwoordelijke kan weigeren aan een
verzoek te voldoen indien en voor zover dit noodzakelijk is in verband met: - de opsporing en vervolging van strafbare feiten;
- de bescherming van de betrokkene of van de rechten en vrijheden van
anderen.
11. Verstrekking van persoonsgegevens
- Verstrekking van persoonsgegevens aan een
derde geschiedt in beginsel niet anders dan na toestemming van betrokkene of
diens vertegenwoordiger, behoudens een daartoe strekkend wettelijk voorschrift
of de noodtoestand. - Indien verantwoordelijke zonder toestemming
van betrokkene of diens wettelijk vertegenwoordiger persoonsgegevens aan derden
verstrekt, stelt verantwoordelijk betrokkene of diens wettelijk vertegenwoordiger
daarvan onverwijld in kennis, tenzij dit gevaar oplevert voor personen en of
zaken.
12. Recht op correctie, aanvulling, verwijdering
- Op schriftelijk verzoek van een betrokkene
gaat de verantwoordelijke over tot verbetering, aanvulling, verwijdering en/of
afscherming (het vergeetrecht) van de over de verzoeker verwerkte
persoonsgegevens, indien en voor zover deze gegevens feitelijk onjuist, voor
het doel van de verwerking onvolledig, niet ter zake dienend zijn of meer
omvatten dan voor het doel van de registratie nodig is, dan wel anderszins in
strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek van
betrokkene bevat de aan te brengen wijzigingen. - De verantwoordelijke deelt de verzoeker zo
spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het
verzoek, schriftelijk mee of hij daaraan voldoet. Indien hij daaraan niet of
niet geheel wil voldoen, motiveert hij dat. Verzoeker heeft in dit verband de
mogelijkheid zich te wenden tot de klachtencommissie van de verantwoordelijke. - De verantwoordelijke draagt er zorg voor
dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering en/of afscherming
binnen 14 werkdagen, en wanneer dit redelijkerwijs niet mogelijk blijkt anders
zo spoedig mogelijk nadien, wordt uitgevoerd.
13. Bewaren van gegevens
- Persoonsgegevens worden niet langer bewaard
in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkene te identificeren, dan
noodzakelijk is voor de realisatie van de doelen waarvoor zij worden verzameld
of vervolgens worden bewerkt. - De verantwoordelijke stelt vast hoelang de
opgenomen persoonsgegevens bewaard blijven. - De bewaartermijn voor medische- en/of
zorggegevens is in beginsel vijftien jaren, te rekenen vanaf het tijdstip
waarop zij zijn vervaardigd, of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg
van een goed hulpverlener of verantwoordelijke voortvloeit. - Gegevens van niet medische aard worden niet
langer bewaard dan noodzakelijk is voor de realisatie van de doelen waarvoor
zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt, tenzij ze uitsluitend voor
historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden worden bewaard.
Indien de desbetreffende gegevens zodanig zijn bewerkt dat herleiding tot
individuele personen onmogelijk is, kunnen zij in geanonimiseerde vorm bewaard
blijven. - Indien de bewaartermijn van de
persoonsgegevens is verstreken of de betrokkene een verzoek doet tot
verwijdering vóór het verstrijken van de bewaartermijn, worden de
desbetreffende medische gegevens binnen een termijn van drie maanden verwijderd.
7. Verwijdering blijft echter achterwege wanneer redelijkerwijs is aan te nemen dat
• het bewaren van groot belang is voor een ander dan de betrokkene;
• het bewaren op grond van een wettelijk voorschrift vereist is of
• indien daarover tussen de betrokkene en de verantwoordelijke overeenstemming bestaat.
14. Klachten regeling
Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd, kan hij zich richten tot:
- de verantwoordelijke;het eventueel binnen de organisatie
functionerende orgaan voor onafhankelijke klachtenbehandeling of een
dergelijk buiten de onderneming functionerend orgaan waarbij de therapeut zich
heeft aangesloten;
- de rechtbank, in de gevallen als bedoeld in artikel 46 van de wet en
- het College Bescherming Persoonsgegevens met het verzoek te bemiddelen
en te adviseren in het geschil tussen de betrokkene en de verantwoordelijke.
15. Wijzigingen inwerkingtreding en afschrift
- Wijzigingen in dit reglement worden
aangebracht door de verantwoordelijke. De wijzigingen in het reglement zijn van
kracht vier weken nadat ze bekend zijn gemaakt aan betrokkenen. - Dit reglement treedt in werking per 1-03-2019.
- Dit reglement is bij de verantwoordelijke
in te zien. Desgewenst kan tegen kostprijs een afschrift van dit reglement
worden verkregen.
16. Onvoorzien
In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de verantwoordelijke, met inachtneming van het bepaalde in de wet en het doel en de strekking van dit reglement.